8.0.0

Wir empfehlen die Nutzung von mindestens Version 8.0.2, wo einige Fehler behoben sind. Alle aktuellen Versionen finden sie in den Release-Notes.

Download formcycle | Frontend-Server | Frontend-Server (Inbox) | Checksummen

Beachten Sie bitte auch die Migrationsanleitung für das Update von Version 7 auf Version 8.

In Version 7 von formcycle gab es Probleme bei der Verwendung der Java-LTS-Version 17. Ab Version 8 ist dies behoben. Wir empfehlen, immer eine LTS-Version zu nutzen. 

Ab Version 8 von formcycle ist es nicht mehr möglich, neue Formulare mit dem alten Workflow V6 zu erstellen. Bestehende Formulare können noch verwendet werden. Formulare mit alten Workflow sollten zeitnah migriert werden. Die Unterstützung für den alten Workflow wird in einer der nächsten Versionen entfernt werden.

Neuerungen

Überarbeitete Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung wurde für Version 8 grundlegend überarbeitet. Es ist nun sowohl bei der Anmeldung an Formularen als auch bei der Anmeldung an der Verwaltungsoberfläche möglich, Personen aus externen Identity-Providern (IDP) Zugriff zu gewähren.

Der Anmeldebildschirm der Verwaltungsoberfläche kann analog zu zum Anmeldebildschirm der Formularanmeldung angepasst werden. Es kann konfiguriert werden, welche Login-Dienste für die Anmeldung an der Verwaltungsoberfläche zur Verfügung stehen.

Die neuen Benutzerfilter ermöglichen eine genaue Authorisierung zu Formularen für bestimmte Personengruppen sowie eine personenabhängige Konfiguration der Formularelemente durch die Vergabe von formcycle-Benutzergruppen für Personen aus externen Identity-Providern.

Der externe Zugriff auf Formularvorgänge kann nun einfach für Antragsteller beschränkt werden.

Mandantübergreifende Benutzer

Formcycle-Benutzer sind nun nicht mehr auf einen einzelnen Mandanten beschränkt. Jeder Benutzer besitzt ein Benutzerprofil, zu welchem sich per Passwort oder über eine externen Identity Provider angemeldet werden kann.

Einzelnen Benutzer wird der Zugriff zu Mandanten über das Versenden einer Einladung per E-Mail gewährt.

Es kann auch ganzen Personengruppen aus externen Identity-Providern durch die Definition von Benutzerfiltern der Zugriff zu Mandanten gewährt werden.

Pro Mandant wird festgelegt, welche Berechtigungen die Personen innerhalb des Mandaten besitzen.

In den Systemeinstellungen können alle formcycle-Benutzer über eine Übersicht eingesehen und administriert werden. Einzelnen Benutzern können auch systemadministrative Berechtigungen geben werden.

Automatische Aktualisierung von Plugins

Alle offiziellen Plugins können nun auf Updates überprüft werden. Sind Updates verfügbar, können diese zudem automatisch heruntergeladen und installiert werden.

Bei verfügbaren Updates wird rechts oben in der Statusleiste eine Information angezeigt. Im Plugin-Menü werden Plugins mit Update ebenfalls durch ein gelbes Hinweissymbol dargestellt und können über den Update-Button aktualisiert werden. Schließlich ist es in den Systemeinstellungen im Menü Datenbank möglich, alle Plugins zu aktualisieren, für die ein Update verfügbar ist.

Plugin-Store 

Falls ein Plugin noch nicht installiert ist, kann dies nun über den Plugin-Store gesucht, heruntergeladen und installiert werden.

Der Plugin-Store enthält alle frei verfügbaren Plugins sowie alle Plugins, welche in der Lizenz freigegeben sind.

Geöffnet werden kann der Plugin-Store über den Button unten links im Plugin-Menü. 

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung kann der Zugriff auf das Profil eines formcycle-Benutzers durch einen Identitätsnachweis über einen sogenannten zweiten Faktor geschützt werden.

Auf die Verwaltungsoberfläche kann in dem Fall nicht zugegriffen werden, bis der Benutzer einen Identitätsnachweis durch einen zweiten Faktor erbracht hat. Der zweite Faktor kann in formcycle die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers oder ein Smartphone sein.

Bestätigungsseite für Double-Opt-In

Das Double-Opt-In beim Absenden eines Formular läuft so ab, dass der Nutzer einen Bestätigungslink per E-Mail erhält. Bisher war es so, dass das Double-Opt-In beim Klicken des Links bestätigt wurde.

Dies kann problematisch sein, wenn E-Mail-Programme aufgrund von Virenchecks automatisch Links in E-Mails automatisch öffnen und damit den Double-Opt-In bereits bestätigen. Daher ist es nun möglich, eine Zwischenseite mit einem Button vorzuschalten. Erst wenn der Nutzer auf den Button klickt, wird das Double-Opt-In bestätigt.

Globale Schließtage für Terminverwaltung

Es können nun globale Schließtage hinterlegt werden, welche für alle Terminkalender gelten. Zusätzlich lassen sich wie bisher auch noch Schließtage pro Terminkalender einstellen.

Globale Schließtage sind nützlich, um etwa Feiertage nicht für jeden Terminkalender separat festlegen zu müssen.

Zudem wurde die Tabelle aktualisiert und erlaubt es nun auch, per Copy & Paste mehrere Zeilen zu kopieren.

Herunterladen von Log-Dateien

Im System-Menü Logging können die konfigurierten Log-Dateien nun direkt heruntergeladen werden. Das ist besonders dann hilfreich, wenn man keinen direkten Zugriff auf den Server hat, aber zwecks Fehlersuche in die Log-Dateien schauen muss.

Formular-Widget: Kartenanbindung

Das frei verfügbare Karten-Widget stellt ein neues Formularelement bereit, mit dem im Formular eine Karte angezeigt werden kann. Der Nutzer kann in der Karte eine Position, eine Linie oder eine Fläche markieren, die beim Absenden gespeichert wird.

Verschiedenes Kartenmaterial lässt sich durch Anbindung von Online-Kartendiensten einbinden. Das Widget unterstützt hierfür die häufig verwendeten Schnittstellen WMTS, WMS und TMS.

Das Karten-Widget kann über den Plugin-Store installiert werden und erfordert mindestens Version 8 von formcycle.

Weitere kleine Neuerungen

Plugins

• Bei offiziellen Plugins oder Plugins, die mit einem Remote-Repository verbunden sind, wird nun die Beschreibung sowie die Versionshistorie ausgelesen und im Plugin-Menü angezeigt.
• Auch bei deaktivierten Plugins ist es nun möglich, die Einstellungen des Plugins zu bearbeiten. Dies ist notwendig, da ein Plugin nicht mehr aktiviert werden kann, wenn die Einstellungen ungültig sind.

Formular-Designer

• Bei Eingabefeldern ist es nun unabhängig vom Datentyp möglich, eine eigene Fehlermeldung zu hinterlegen. Diese wird statt der Standardfehlermeldung angezeigt, wenn der im Eingabefeld eingetragene Wert nicht dem Datentyp entspricht. Bisher konnte nur beim Datentyp Regulärer Ausdruck eine eigene Fehlermeldung hinterlegt werden.

Workflow-Designer

• In der Workflow-Aktion vom Typ Double-Opt-In-E-Mail versenden kann nun konfiguriert werden, ob Vorgänge im Posteingang gesperrt sein sollen, während das Double-Opt-In noch aussteht.
• In der Workflow-Aktion vom Typ Weiterleitung werden nun auch relative URLs unterstützt. Bisher führten relative URLs zu einem Workflow-Fehler. Relative URLs sind relativ zu der URL, gegen welche das Formular abgesendet wurde, also etwa https://example.com/formcycle/form/process/5406/current/?lang=en-US&frid=486597a8-3e3c-4fc2-b732-8af9e98ceb0b. Falls auf eine URL innerhalb der formcycle-Anwendung weitergeleitet werden soll, kann der Platzhalter [%$APPLICATION_CONTEXT%] verwendet werden. Beispielsweise kann zur Weiterleitung eines Formular mit der ID 1234 folgender Wert für die URL verwendet werden: [%$APPLICATION_CONTEXT%]/form/provide/1234

Posteingang

• Wenn im Posteingang ein Vorgang mit einer alten Formularversion geöffnet wird und in die aktuelle Formularversion überführt werden soll, kann nun ausgewählt werden, ob der Vorgang mit der neuen Formularversion mit oder ohne Validierung gespeichert werden soll. Bisher wurden die Formulardaten immer gegen die neue Formularversion validiert, was manchmal nicht gewünscht ist.

Backend

• Die Statusseite des Frontend-Servers kann nun über die Anwendungseinstellung fs.settings.statuspage.type abgeschaltet werden.
• Für den Identifikator zur Prüfung auf doppelte Datensätze ist es nun auch möglich, Benutzer-Platzhalter wie etwa [%$USER.displayName%] zu verwenden.
• Über das neue Rollenrecht Vorgang verschieben kann nun gesteuert werden, ob ein Postfachbearbeiter Vorgänge in andere Postfächer verschieben darf.
• Der System-Administrator sadmin kann nun die Rollenberechtigungen von Mandantadministratoren ändern, ohne Zugriff auf den Mandanten zu haben. Dies ist möglich über das Menü System -> Mandanten. Bisher musste der Mandantadministrator seinen Mandanten zuerst für den sadmin freigeben, damit dieser die Rollenberechtigungen ändert konnte.

Änderungen

Formular-Designer

• Die Prüfung im Formular-Designer auf doppelte Namen und Alias unterscheidet nun nicht mehr zwischen Groß- und Kleinschreibung. Insbesondere ist es damit nicht mehr möglich, Formulare zu speichern, bei denen verschiedene Formularfelder Alias verwenden, die sich nur in der Groß- und Kleinschreibung unterscheiden.
• Im Formular-Designer kann rechts im Eigenschaften-Panel ein initialer Wert für Formularelemente festgelegt werden. Hier ist es nun auch möglich, Werte mit Sonderzeichen zu hinterlegen, indem ein ein JSON-Array verwendet wird, also beispielsweise ["Max,Mustermann", "Maxi,Musterfrau"]. Bisher wurde immer bei Kommas getrennt, wodurch eine Vorbelegung nicht möglich war, wenn der Wert selber ein Komma enthielt. Weiterhin ist dadurch eine Vorbelegung auch möglich, wenn für den Wert Platzhalter wie [%$USER.groups%] verwendet werden, welche ein JSON-Array zurückliefern. Es kann in sehr seltenen Fällen zu Inkompatibilitäten kommen, wenn in einem Auswahlfeld für den Wert einer Option ein Text verwendet wurde, der ein gültiges JSON-Array darstellt. 

Workflow-Designer

• Die Workflow-Aktion vom Typ E-Mail wirft nun einen Fehler mit dem Fehler-Code NO_SENDER, wenn keine Absenderadresse konfiguriert ist.

Posteingang

• Bei Postfachtabellen und Datentabellen wird nun standardmäßig der Zeichensatz UTF8MB4 verwendet. Bisher wurde oft noch UTF8MB3 genutzt, welcher nicht alle Unicode-Zeichen unterstützt. Es muss sichergestellt sein, dass die Datenbank UTF8MB4 auch unterstützt. Alle aktuellen Datenbanksysteme sollten dies tun.

Backend

• Zur Authentifizierung von Nutzern wird NTLM nun nicht mehr unterstützt. Es sollte stattdessen Kerberos verwendet werden.
• Bei der Protokollierung von gebuchten Terminen wird nun die Zeitzone des Servers für die Ausgabe von Uhrzeiten verwendet.
• Alle hochgeladenen Dateien werden nun ohne Ausnahme nach Malware durchsucht, wenn ein entsprechender Malware-Scanner installiert ist. Dies betrifft insbesonders Plugin, welche eigene Seiten bereitstellen. Hier wurde bisher nur dann nach Malware gesucht, wenn der Plugin-Ersteller dies entsprechend berücksichtigt hatte.

Fehlerbehebungen

Webformulare

• Wurde bei Upload-Feldern mit aktivierten automatischen Upload eine Datei ausgewählt, das Hochladen abgebrochen und sofort danach das Formular abgesendet, konnte es vorkommen, dass der Lade-Dialog mit unfertigen automatischen Uploads erschien und nicht mehr verschwunden ist. Dadurch konnte das Formular nicht mehr abgsendet werden.
• Einheiten bei Textfeldern brechen im Druck nicht mehr um, auch wenn diese länger sind.
• Bei Eingabefeldern mit Datentyp Datum wird nun nicht mehr an den Anfang des Formulars gescrolled, wenn im Datumswähler über die Pfeilsymbole auf den letzten oder nächsten Monat gewechselt wird.
• Die Bedingung Identisch-Mit funktioniert nun wieder auch dann korrekt, wenn die betreffenden Felder wiederholt sind oder sich in einem wiederholten Container befinden.
• Falls in einem Eingabefeld durch einen anderen Datentyp ein Mindestwert konfiguriert wurde und dann auf den Datentyp Reguläre Ausdruck gewechselt wurde, wird nun nicht mehr der Mindestwert geprüft, sondern nun noch der hinterlegte reguläre Ausdruck.
• Verbesserungen bei der BITV-Konformität des Terminfinders.
• Ein Unschönheit in der Darstellung von wiederholten unsichtbaren Containern wurde behoben. Es gab keinen Abstand zu den Elementen im Container, sodass diese mit den Elementen der folgenden Wiederholung kollidiert sind.
• Text innerhalb eines Labels, der im Editor mit einer Fettformatierung ausgezeichnet wurde, wird nun auch mit fetten Schriftsatz im fertigen Formular dargestellt. Das Standard-Layout hatte die Formatierung überschrieben, sodass solche Textpassagen nie fett dargestellt wurden.

Formular-Designer

• Platzhalter im Standardwert von Formularvariablen mit aktivierter Option Server-Only werden nun auch ersetzt.
• Beim Import eines Bilds aus einem PDF-Dokument über den PDF-Importer wird das Bild nun auch in die Liste aller verfügbaren Bilder aufgenommen.
• Wenn beim Word-Export im Formular-Designer die Option Sichtbare Formularplatzhalter verwenden angehakt ist, wird kein unsichtbarer Hilfetext mehr erzeugt. Bisher stand der Platzhalter dann sowohl im Wert als auch im Hilfetext. Beim manuellen Bearbeiten des Word-Dokuments vergisst man schnell, beide Stellen zu ändern, wodurch dann der Platzhalter nicht mehr wie gewünscht ersetzt wird.
• Innerhalb des Formular-Designers werden aus Sicherheitsgründen verschiedene HTML-Attribute blockiert, die es erlauben, JavaScript auszuführen. Einige Attribute, die sicher sind, werden nun nicht mehr blockiert, wie etwa border oder width. Das verbessert die Darstellung des Formulars im Formular-Designer, damit das Formular so ähnlich wie möglich zum fertigen Formular aussieht.

Workflow-Designer

• Beim Speichern des Workflows wird nun das Änderungsdatum des Formulars erhöht.
• Bei dem Workflow-Ereignis vom Typ Datum und Uhrzeit wird nun auch die Auswahl UNIX-Zeitstempel korrekt gespeichert und angewandt.
• Durch den Workflow angelegte zeitgesteuerte Jobs werden nun auch korrekt ausgeführt, wenn die Prozess-ID eines Vorgangs über die Aktion Neue Prozess-ID vergeben geändert wurde.
• Bei den Workflow-Aktionen vom Typ Datenbank-Abfrage und LDAP-Abfrage mit Parametern in Form eines Fragezeichens werden die festgelegten Werte für die Parameter nun in der eingetragenen Reihenfolge an die Abfrage übergeben. Bei mehr als 9 Parametern wurde aufgrund falscher Sortierung etwa der 10. Parameter zwischen dem 1. und 2. Parameter übergeben.
• EIn Problem bei der Workflow-Aktion vom Typ PDF-Datei befüllen wurde behoben, wo einige Unicode-Zeichen wie Umlaute oder andere Zeichen nicht in das PDF eingefügt werden konnten. Dies ist nun wieder möglich, sofern die verwendete Schriftart das unterstützt.
• Die Word-Fill-Funktionen rmr(), rmtp(), rmp() und rmt() löschen nun auch, wenn kein Argument angegeben wurde und der zu prüfende Wert leer ist.
• Der Status eines Vorgangs wird nun korrekt gesetzt, wenn von einem Vorgang ein PDF-Dokument über das Print-Service-Plugin erzeugt wird. Platzhalter wie beispielsweise [%$STATUS_NAME%] liefern damit auch wieder den erwarteten Wert zurück. Analog dazu wird der Status nun auch bei der Button-Aktion absenden popup o. speichern korrekt gesetzt.
• Bei Formularen mit aktivierter Option Bei Autocomplete Text der Option für Bedingungen verwenden gab es Probleme beim Erzeugen von PDF-Dokumenten über das Print-Service-Plugin, wenn Bedingungen wie Versteckt-Wenn oder Mussfeld-Wenn auf ein Auswahlelement mit Autocomplete verwendet wurden.

Posteingang

• Datumsfelder bei Filtern im Postfach können wieder über den Button geleert werde.
• Bei der Auswahl der anzuzeigenden Formularseite für einen Vorgang im Posteingang werden die Seiten nun in der Reihenfolge angezeigt, in der die Seiten im Formular angeordnet sind.
• Bei deaktivierten zeitgesteuerten Ereignissen wird im Posteingang keine geplante Ausführung mehr angezeigt. Dies konnte für Verwirrungen sorgen. Auch in bestehenden Versionen wurde das Ereignis aber nie ausgeführt, da vor Ausführung noch einmal geprüft wurde, ob das Ereignis deaktiviert ist.
• Die Berechtigungen werden bei Änderungen am Vorgang im Posteingang nun immer sofort neu ausgewertet. Wenn etwa ein Vorgang in ein anderes Postfach oder einen anderen Status verschoben wurde, war der Vorgang kurzzeitig immer noch sichtbar, auch wenn der Sachbearbeiter den Vorgang in diesem Postfach oder Status nicht sehen durfte. Erst beim Aktualisieren der Vorgangsliste wurde der Vorgang nicht mehr angezeigt.

Backend

• Formulare werden als offline angezeigt, wenn diese durch einen konfigurierten Verfügbarkeitszeitraum nicht aktiv sind.
• Ein Fehler beim Aktualisieren eines Formulars mit Formulardateien wurde behoben. Wenn Formulardateien noch im Workflow verwendet werden, dann werden diese Dateien nicht mehr gelöscht. Zudem wurde ein kleiner Problem bei der Zuordnung der Status behoben.
• Formulare mit Schlagwörtern können wieder korrekt mit einem Formularexport aktualisiert werden, der das gleiche Schlagwort verwendet.
• Beim gleichzeitigen Absenden vieler Formulare mit Terminwähler konnte es vorkommen, dass mehrere Termine mit gleichen Datum gebucht wurden. Dies wurde angepasst, damit keine Doppelbuchungen mehr möglich sind.
• Im Veröffentlichen-Dialog wird nun bei allen Methoden zum Veröffentlichen die Base-URL des ausgewählten Servers verwendet. Bei Auswahl eines Frontend-Servers wurde bei manchen Methoden fälschlicherweise die URL des Master-Servers verwendet.
• Platzhalter werden nun auch dann korrekt aufgelöst, wenn der Wert des Platzhalters identisch mit dem Names des Platzhalters ist. Bisher wurde in solchen Fällen angenommen, dass es keinen Wert für den Platzhalter gibt.
• Wird formcycle im Cluster-Betrieb verwendet und auf einem Cluster-Knoten ein Datenbank-Update durchgeführt, werden nun die anderen Cluster-Knoten darüber benachrichtigt, sodass diese einsatzbereit sind und das Datenbank-Update nicht manuell nochmal ausgeführt werden muss.
• Beim Login-Dienst vom Typ Microsoft Entra ID werden nun alle Benutzergruppen aus dem AD ausgelesen. Bisher war die Abfrage der Benutzergruppen unbeabsichtigt auf 20 Stück limitiert.

Für Plugin-Entwickler

• Alle Plugins müssen nun eine ID im Manifest definieren. Es können zudem weitere Anpassungen an Plugins erforderlich sein, aufgrund der neuen Benutzerverwaltung und der Aktualisierung von Abhängigkeiten. Zudem wurden kleine Anpassungen am FC-Server-Maven-Plugin und Deploy-Maven-Plugin vorgenommen. Siehe auch den entsprechenden Abschnitt in der Migrationsanleitung.
• Neue Methode IFCPlugin#validateConfigurationData, mit der die Konfiguration eines Plugins beim Speichern validiert werden kann. Falls die Konfiguration invalid, wird das Speichern verhindert und die Fehlernachricht dem Nutzer angezeigt.
• Plugins vom Typ IPluginServletAction erhalten über die Parameter nun Zugriff auf den Kontextpfad und die Request-URL.