Überblick

Die Schaltfläche Neues Formular erstellen   auf der Startseite oder auf der Formularübersichtsseite öffnet die Auswahl zur Formularerstellung (siehe Abbildung). Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, ein Formular zu erstellen:

Leeres Formular erstellen

Es wird ein komplett leeres Formular erstellt und der formcycle-Designer geöffnet.

Formular importieren

Öffnet einen Auswahldialog, über welchen ein zuvor exportiertes Formular per Datei importiert werden kann.  Es gibt zwei verschiedene Importmechanismen in formcycle. Welcher Import gestartet wird, hängt davon ab, mit welcher formcycle-Version das Formular exportiert wurde.

Formularvorlagen (Templates) verwenden

Über das Formularmenü können bereits existierende Formulare als Vorlagen gespeichert werden. Diese Formularvorlagen können verwendet werden, um ein Formulargrundgerüst zu erstellen. Die Einstellungen der Formularvorlage werden dabei übernommen. Dies schließt die Formulardateien, Workflow, Postfach- und Datentabelleneinstellungen ein.

Plugin-Vorlagen verwenden

Formularvorlagen (mit Workflow) können auch als Plugins erstellt werden. Sind Plugin-Vorlagen aktiviert, erscheinen diese hier.

Formularexporte aus formcycle vor Version 6.2

Nach dem eine Formulardatei ausgewählt wurde, wird das Formular importiert. Während des Import wird versucht, mögliche Abhängigkeiten zu Dateien & Templates, Postfächern, Datenquellen, etc. in der Verarbeitung oder im Formular direkt anhand derer Namen aufzulösen. Wird kein passendes Element gefunden, kann die Abhängigkeit nicht aufgelöst werden.

Formularexporte aus formcycle ab Version 6.2

Der Import von Formularen ab formcycle-Version 6.2.0 ermöglicht es, geänderte oder fehlende Formularabhängikeiten zu aktualisieren bzw. anzulegen. Das bedeutet, dass verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. beim Import angelegt oder aktualisiert werden können. formcycle versucht, diesen Prozess möglichst automatisch zu gestalten. Somit werden bereits existierende, unveränderte Abhängigkeiten automatisch aufgelöst. Konnte formcycle eine Abhängigkeit nicht automatisch auflösen, wird der Nutzer aufgefordert, die Abhängigkeit manuell aufzulösen. Nach dem Import des Formulars werden alle nicht aufgelösten Formularabhängigkeiten in einem Dialog (siehe Abbildung) aufgelistet.

Wann müssen Nutzer Formularabhängigkeiten manuell auflösen?

Eine Nutzerinteraktion ist erforderlich, wenn eine Formularabhängigkeit noch nicht im Mandanten existiert; oder die Abhängigkeit bereits existiert, aber nicht identisch mit der Abhängigkeit im Formularexport ist. Eine Nutzerinteraktion ist beispielsweise erforderlich, wenn in der Formularverarbeitung eine Mandantdatei (etwa PDF) verwendet wird, welche bereits existiert, aber einen anderen Inhalt besitzt.

Zugriffsbeschränkung

Besitzt das zu importierende Formular eine Zugriffsbeschränkung auf bereits existierende Benutzergruppen und der Benutzer ist weder Mandantadmin noch teil dieser Benutzergruppen, dann hat dieser die Möglichkeit, die Zugriffsbeschränkung des zu importierenden Formulars in folgendem Dialog zu ändern:

Existiert eine Beschränkung für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit, dann hat der Benutzer jeweils die folgenden Optionen:

  Einer Benutzergruppe beitreten

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer die nötige Rollenberechtigung besitzt, um Benutzergruppen zu editieren. Indem der Benutzer der gewählten Benutzergruppe beitritt, erhält dieser auch die nötige Formularberechtigung.

 Zugriffsbeschränkung entfernen

Es gibt keine Beschränkung mehr für die Sichtbarkeit beziehungsweise Editierbarkeit des Formulars.

 Zugriffsbeschränkung beibehalten

Die Beschränkung wird unverändert beibehalten.

Dies führt allerdings dazu, dass das Formular nach Abschluss der Aktualisierung für den Benutzer nicht mehr editierbar oder gar sichtbar ist.

Formularabhängigkeiten

Formularabhängigkeiten sind vom Formular verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. Diese Abhängigkeiten können im Formular selbst (etwa Datenquellen an Auswahlelementen), in den Formulareinstellungen oder im Workflow (etwa Einstellungen von Aktionen) vorkommen. Abhängig vom Typ und der Existenz der Formularabhängigkeit können folgende Optionen zur Verfügung stehen, um die Abhängigkeit aufzulösen (siehe Abbildung):

  Überschreiben

Existiert das Element bereits im System, so kann es überschrieben werden. Diese Option steht nicht für Postfächer oder Benutzergruppen zur Verfügung.

 Anlegen

Das Elemente wird im System angelegt. Wenn nötig, wird der Name des Elements angepasst.

  Alternative verwenden

Diese Option existiert nur für Benutzergruppen und Postfächer. Anstatt das Element neu anzulegen, kann eine bereits existierende Alternative verwendet werden.

 Ignorieren (nicht empfohlen)

Die Formularabhängigkeit wird ignoriert. Dies kann zu Fehlern in der Darstellung oder Verarbeitung des Formulars führen.

Besonderheiten

Standardpostfach

Ist eine Formularbhängigkeit das Standarpostfach des Formulars, ist zu beachten, dass alle neuen Vorgänge in diesem Postfach landen werden. Um diese einzusehen, benötigt der Benutzer Zugriff auf dieses Postfach. Wird die Abhängigkeit ignoriert, wird das Zentrale Postfach als Standardpostfach verwendet. Für mehr Informationen siehe Postfachkonfiguration und Postfächer.

Formularsichtbarkeit / Formulareditierbarkeit

Ist eine Formularbhängigkeit die Benutzergruppe einer Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit und konnte die Benutzergruppe nicht aufgelöst werden, ist zu beachten, dass nur Benutzer der neu angelegten oder ausgewählten Benutzergruppe das Formular sehen beziehungsweise editieren können. Ist der Benutzer also nicht Teil der ausgewählten Benutzergruppe und kein Mandantadmin, führt dies dazu, dass der Benutzer das Formular nicht mehr sehen beziehungsweise editieren kann, bis dieser Mitglied der Benutzergruppe ist. Wird die Abhängigkeit ignoriert, entfällt diese Zugriffsbeschränkung. Für mehr Informationen siehe Formularzugriffskonfiguration und Benutzergruppen.