Aktualisieren

Geändert am Do, 20 Jul, 2023 um 12:34 NACHMITTAGS

Achtung! Beim Aktualisieren eines Formulars werden sämtliche Einstellungen des Formulars, einschließlich des Workflows, überschrieben. Anwender sollten sich dessen bewusst sein, insbesondere wenn es sich um Formulare handelt, mit denen bereits Daten erfasst wurden.

Formularexporte können dazu verwendet werden, um bestehende Formulare zu aktualisieren oder gar komplett zu transformieren.

Inhalt

Über das Formularmenü können existierende Formulare aktualisiert werden.

Voraussetzung

Um ein Formular zu aktualisieren, ist ein Formularexport nötig, welcher aus formcycle ab Version 6.2 exportiert wurde (sowohl Standardformat als auch Kompatibilitätsformat sind möglich).

Ablauf

Nachdem der Menüeintrag Aktualisieren aus dem Formularmenü gewählt wurde, öffnet sich ein Auswahldialog, mit welchem eine Formularexportdatei ausgewählt werden kann. Wie Formulare exportiert werden können, ist hier beschrieben.

Der Aktualisierungsprozess beginnt, nachdem eine Datei ausgewählt wurde. formcycle versucht automatisch, den Status des bestehenden Formulars jeweils einen Status aus dem Formularexport zuzuordnen. Dies ist nicht in jedem Fall möglich. Kann nicht jeder Status einem neuen Status zugeordnet werden, muss der Benutzer diese Status manuell zuordnen.

Wenn keine Statuszuordnung nötig war oder diese abgeschlossen wurde, muss der Nutzer entscheiden, was mit der aktiven Formularversion passieren soll (siehe Formularversion).

Besitzt der Nutzer keine Berechtigung für das Formular aus dem Formularexport, erhält dieser die Möglichkeit, die Zugriffsberechtigung zu ändern.

Im Anschluss an die Formularaktualisierung muss der Benutzer nicht aufgelöste Formularabhängigkeiten auflösen.

Statuszuordnung

Wenn formcycle keinen passenden Status finden konnte, wird der Nutzer aufgefordert, alte Status einem neuen Status aus dem Formularexport zuzuordnen.

Eine manuelle Statuszuordnung durch den Benutzer ist nur dann nötig, wenn es Status gibt, in denen sich Vorgänge befinden und für die, basierend auf dem Namen, kein passender neuer Status gefunden werden konnte.

Jeder Status, für den kein passender neuer Status gefunden werden konnte, wird hier mit der Anzahl der Vorgänge, die sich in diesem Status befinden, aufgelistet. Für jeden dieser Status muss ein neuer Status aus dem Formularexport zugeordnet werden. Vorgänge, die sich in diesem Status befinden, befinden sich nach der Formularaktualisierung in dem zugeordneten Status.

Formularversion

Bevor die Aktualisierung des Formulars startet, muss der Benutzer entscheiden, ob die aktive Formularversion mit der aus dem Formularexport überschrieben werden soll oder ob die Formularversion des Formularexports stattdessen als eine neue Formularversion angelegt werden soll.

Bevor das Formular endgültig aktualisiert wird, muss der Benutzer entscheiden, ob die aktive Formularversion überschrieben werden soll oder ob eine neue Formularversion erstellt werden soll. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Formulare aktualisiert werden, mit denen bereits Daten erfasst wurden.

Besitzt ein Formular Vorgänge in der aktiven Formularversion, wird empfohlen, eine neue Formularversion zu erstellen. Hier wird dann die aktive Formularversion des Formularexports als neue Formularversion erstellt. Somit können bereits erfasste Daten weiterhin in der ursprünglichen Formularversion betrachtet werden.

Wird die aktive Formularversion stattdessen überschrieben, kann dies dazu führen, dass die erfassten Daten zum Teil oder gar vollständig nicht mehr einsehbar sind, da die Namen der Formularelemente komplett unterschiedlich sein können.

Nachdem der Nutzer entschieden hat, ob die aktive Formularversion überschrieben oder eine neue angelegt werden soll, startet die Formularaktualisierung. Dabei versucht formcycle, möglichst alle Formularabhängigkeiten automatisch aufzulösen. Gibt es im Anschluss Abhängigkeiten, die nicht automatisch aufgelöst werden konnten, muss der Benutzer diese manuell auflösen (siehe Formularabhängigkeiten).

Zugriffsbeschränkung

Enthält das Formular der Formularexports eine Zugriffsbeschränkung, welche den Benutzer ausschließt, kann dieser die Beschränkung entfernen.

Besitzt das Formular des Formularexports eine Zugriffsbeschränkung auf bereits existierende Benutzergruppen und gehört der Benutzer keiner dieser Benutzergruppen an (und ist auch kein Mandantadministrator), dann hat dieser die Möglichkeit, die Zugriffsbeschränkung zu ändern:

Existiert eine Beschränkung für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit, dann hat der Benutzer jeweils die folgenden Optionen:

Einer Benutzergruppe beitreten: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer die nötige Rollenberechtigung besitzt, um Benutzergruppen zu bearbeiten. Indem der Benutzer der gewählten Benutzergruppe beitritt, erhält dieser auch die nötige Formularberechtigung.

Zugriffsbeschränkung entfernen: Es gibt keine Beschränkung mehr für die Sichtbarkeit beziehungsweise die Editierbarkeit des Formulars.

Zugriffsbeschränkung beibehalten

Die Beschränkung wird unverändert beibehalten.

Dies führt allerdings dazu, dass das Formular nach Abschluss der Aktualisierung für den Benutzer nicht mehr editierbar oder gar nicht mehr sichtbar ist.

Formularabhängigkeiten

Eine Formularabhängigkeit konnte nicht automatisch aufgelöst werden. In diesem Fall gibt es eine unaufgelöste Abhängigkeit. Jede Abhängigkeit wird mit ihrem Namen (1) und einer Beschreibung (2), wo sie im Formular verwendet wird, aufgelistet. Es können alternative bestehende CSS-Templates benutzt werden, welche bereits im Backend erstellt (3). Hier existiert das CSS-Template bereits, welches als Theme für das Formular verwendet wird. Allerdings ist es nicht identisch mit dem CSS-Template aus der Exportdatei. Der Nutzer hat nun die Möglichkeit, das Template zu überschreiben (4), das Template als ein Neues anzulegen (5) oder diese Abhängigkeit zu ignorieren (6).

Formularabhängigkeiten sind vom Formular verwendete Dateien & Templates, Postfächer, Datenquellen, etc. Diese Abhängigkeiten können im Formular selbst (etwa Datenquellen an Auswahlelementen), in den Formulareinstellungen oder im Workflow (etwa Einstellungen von Aktionen) vorkommen. Abhängig vom Typ und der Existenz der Formularabhängigkeit können folgende Optionen zur Verfügung stehen, um die Abhängigkeit aufzulösen (siehe Abbildung):

Überschreiben: Existiert das Element bereits im System, so kann es überschrieben werden. Diese Option steht nicht für Postfächer oder Benutzergruppen zur Verfügung.

Anlegen: Das Element wird im System angelegt. Wenn nötig, wird der Name des Elements angepasst.

Alternative verwenden: Anstatt das Element neu anzulegen, kann eine bereits existierende Alternative verwendet werden.

Ignorieren (nicht empfohlen): Die Formularabhängigkeit wird ignoriert. Dies kann zu Fehlern in der Darstellung oder Verarbeitung des Formulars führen.

Besonderheiten

Standardpostfach: Ist eine Formularbhängigkeit das Standardpostfach des Formulars, ist zu beachten, dass alle neuen Vorgänge in diesem Postfach landen werden. Um diese einzusehen, benötigt der Benutzer Zugriff auf dieses Postfach. Wird die Abhängigkeit ignoriert, so wird das Zentrale Postfach als Standardpostfach verwendet. Für mehr Informationen siehe Postfachkonfiguration und Postfächer.

Formularsichtbarkeit / Formulareditierbarkeit: Ist eine Formularbhängigkeit eine Benutzergruppe für die Formularsichtbarkeit oder Formulareditierbarkeit und konnte die Benutzergruppe nicht aufgelöst werden, ist zu beachten, dass nur Benutzer der neu angelegten oder ausgewählten Benutzergruppe das Formular sehen beziehungsweise editieren können. Ist der Benutzer also nicht Teil der ausgewählten Benutzergruppe und kein Mandantadmin, führt dies dazu, dass der Benutzer das Formular nicht mehr sehen beziehungsweise editieren kann, bis dieser Teil der Benutzergruppe ist. Wird die Abhängigkeit ignoriert, entfällt diese Zugriffsbeschränkung. Für mehr Informationen siehe Formularzugriffskonfiguration und Benutzergruppen.