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Allgemeine Einstellungen

• Betreff
  Der Betreff eines Formulars ermöglicht die Benamung eingehender Vorgänge im Posteingang. Für den Betreff können Platzhalter verwendet werden. Standardmäßig besteht der Betreff eines Formulars aus dem Formulartitel und der Vorgangs-ID ([%$PROJECT_TITLE%] - [%$RECORD_ID%]).

• Standardpostfach
  Nach dem Absenden des Formulars, werden die Daten in einem Postfach abgelegt. Wird diesbezüglich keine Einstellung getroffen, werden die Vorgänge im Systempostfach "Zentrales Postfach" gespeichert. Über die Option "Standardpostfach", können sie jedoch ein alternatives Postfach angeben.

• Statuswechsel im Postfach
  Im Posteingang kann für jeden Vorgang ein Statuswechsel (wenn entsprechende Status zur Verfügung stehen) durchgeführt werden. Ist dies gewünscht, muss die Option "Statuswechsel im Postfach" aktiviert werden. Wird sie nicht aktiviert, steht der Statuswechsel nicht zur Verfügung.

Einrichten einer formularspezifischen Datenansicht im Postfach

In der Standardansicht des Posteingangs werden alle Vorgänge, auf die ein Nutzer Zugriff hat, dargestellt. Diese Darstellung ist abhängig vom Status des Vorgangs, der Benutzergruppe des Nutzers und den eingestellten Filtern des Posteingangs.

Unter dem Punkt "Formularspezifische Datenansicht im Postfach", wird festgelegt, welche Elemente des Formulars in einer Tabellenansicht im Postfach dargestellt werden. Welche Daten in der Tabellenansicht angezeigt werden sollen, wird durch das Verschieben der Elemente aus der rechten Liste (Verfügbar) in die linke Liste (Im Postfach angezeigt) festgelegt.

Sobald ein Nutzer im Postfach Zugriff auf Vorgänge dieses Formulars erhält, erscheint zusätzlich eine Option zur Anzeige der hier konfigurierten Ansicht. Technische Elemente wie ID, Betreff und Postfach können bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden. Zur Unterscheidung von Formularelementen, welche in diesem Dialog  -Symbole vor Ihren Namen tragen, werden technische Element jeweils durch ein  -Symbol gekennzeichnet.

Datenbehandlung

Nach dem Absenden eines Formulars werden die Daten in einer Systemtabelle des Servers mit formcycle abgelegt. Für die formularspezifische Datenansicht im Postfach wird zusätzlich eine Tabelle (pro Formularpostfach) dynamisch erzeugt. In dieser Tabelle werden die über die Konfiguration definierten Datenfelder zusätzlich gespeichert. Der Name der erzeugten Tabelle wird in der Konfigurationsmaske (siehe Abbildung) angezeigt.

Spalten-Alias

Der Spalten-Alias ist verschieden vom Formularfeld-Alias. Initial wird nur der Spaltennamen mit dem Alias des Formularfelds vorbelegt. Wird der Formularfeld-Alias später geändert, geschieht keine automatische Anpassung des Spalten-Alias.

In der linken Liste (anzuzeigende Spalten) kann über das Stift-Symbol ein Alias vergeben werden. Dieser Alias wird dann anstelle des Elementnamens in der formularspezifischen Datenansicht als Überschrift der entsprechenden Spalte angezeigt.

Postfach initialisieren

Wurden Änderungen an der formularspezifischen Datenansicht im Postfach vorgenommen, wird mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern   oder Neu initialisieren  die formularspezifische Datenansicht (neu) initialisiert. Dieser Prozess kann, abhängig von der Anzahl der Formularvorgänge, mehrere Minuten dauern. Beim initialisieren werden Änderungen an der Konfiguration neu eingelesen und die dynamisch angelegte Datenbanktabelle wird neu erzeugt. In diesem Prozess wird die dynamisch angelegte Datenbanktabelle geleert und wieder mit den Daten aus der Systemtabelle befüllt. So ist es auch möglich, eine komplett neue Ansicht von Formulardaten des jeweiligen Formulars zu erzeugen.