Postfächer

Geändert am Do, 20 Jul, 2023 um 12:26 NACHMITTAGS

In einem Postfach werden alle eingegangenen Formulardaten abgelegt. Für ein bestimmtes Formular kann jeweils unter Postfach ein individuelles Zielpostfach festgelegt und über die Postfacheinstellung der Benutzerzugriff geregelt werden.

Inhalt

Sammelpostfach

Aussehen des Moduls "Postfächer" beim Erstellen eines neuen Postfachs.

Ein Formular durchläuft mehrere Phasen vom Absenden bis zum Verschieben in einen Posteingang:

Validierung
Eingegangene Daten werden validiert
Workflow
Aus den eingegangenen Daten wir ein Vorgang erzeugt und dieser wird innerhalb des Workflows abgearbeitet, wenn eine entsprechende Workflowverarbeitung definiert wurde.
Post-Prozesse
Verschiedene Prozesse die nach der Workflowabarbeitung durchgeführt werden.
Postfach
Vorgang im entsprechenden Postfach (Sammelpostfach) ablegen.

Neues Postfach anlegen

Öffnen Sie das Modul "Postfächer" und klicken Sie auf die Schaltfläche .
Vergeben Sie einen beliebigen Namen und optional eine Beschreibung für dieses Postfach.
Wählen Sie unter zugeordnete Benutzergruppen die Benutzergruppen aus, welche Zugriff auf das Postfach haben bzw. es im Posteingang sehen können sollen. Für Benutzer, die während der Änderungen am System angemeldet sind, greifen die Änderungen erst nach dem erneuten Login.
Bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche Speichern.

Postfach bearbeiten

Markieren Sie das zu bearbeitende Postfach im linken Teil der Postfachverwaltung.
Ändern Sie die gewünschten Angaben und bestätigen Sie die Änderungen über die Schaltfläche Speichern.
Die Änderung wird sofort nach dem Speichern aktiv.

Postfach löschen

Markieren Sie das zu löschende Postfach bzw. die zu löschenden Postfächer im Linken Teil der Postfachverwaltung.
Klicken Sie auf das Symbol .

Ein Postfach kann nur gelöscht werden, wenn es leer ist und nicht von einem Formular referenziert wird. Im Punkt "Postfach leeren" wird beschrieben, wie ein Postfach geleert werden kann.

Postfach leeren

Gelöschte Postfachdaten können nicht mehr wiederhergestellt werden.

Um alle Daten eines Postfachs zu löschen, wird die Funktion Postfach leeren verwendet. Diese Funktion löscht alle Formulardaten, inkl. eventuelle Dateien, unwiderruflich aus dem System.

Markieren Sie das zu leerende Postfach im linken Teil der Postfachverwaltung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach leeren.

Formularspezifische Datenansicht im Postfach

Standardmäßig werden im Postfach alle Vorgänge mit Ihrem festgelegten Betreff ähnlich wie eine E-Mail dargestellt. Alternativ dazu können die erfassten Formulardaten auch in Form einer Tabelle dargestellt werden. Für weitere Informationen hierzu siehe: Formularspezifische Datenansicht im Postfach