Den Dialog für die Zugriffs- und Verfügbarkeitskonfiguration  können Sie über die Schaltfläche Zugriff  im Formularmenü öffnen.

Inhalt

Allgemeine Einstellungen

Verfügbarkeit

Mit der Checkbox Online wird festgelegt, ob das Formular verfügbar ist. Ist ein Formular nicht verfügbar, kann es weder aufgerufen noch abgesendet werden. Dies kann beispielsweise genutzt werden, wenn Wartungsarbeiten am Formular durchgeführt werden sollen.

Verfügbarkeitszeitraum

Hier kann konfiguriert werden, in welchem zeitlichen Rahmen (Datum und Uhrzeit) das Formular verfügbar sein soll. Ist das Formular nicht verfügbar, kann es weder aufgerufen noch abgesendet werden. Ist in den Feldern Verfügbar von und Verfübar bis kein Wert eingetragen, wird keine zeitliche Beschränkung angewandt.

Frontend-Server

Standardmäßig kann das Formular über den Master-Server erreicht werden. Ist für den Mandant ein Frontend-Server angelegt, kann das Formular zusätzlich über diesen bereitgestellt werden. Ist kein Frontend-Server ausgewählt, ist das Formular lediglich über den Master-Server erreichbar.

Wenn die Verfügbarkeit des Formulars auf Offline gestellt wird, besteht die Möglichkeit, das Verhalten eines Vorgangs zu definieren für den Endnutzer und Postfachnutzer. Hierbei kann jeweils entschieden werden, ob der Vorgang nie verfügbar ist, er geöffnet werden kann oder er geöffnet und abgeschickt werden kann.

Formularanmeldung

Dieser Konfigurationsbereich ermöglicht es verschiedene Methoden zur Verfügung zu stellen, mit denen sich Benutzer am Formular anmelden können bzw. müssen. Auf Informationen des angemeldeten Benutzers kann innerhalb des Formulars & der Status- und Aktionsverarbeitung per Benutzerplatzhalter zugrgriffen werden.

Oberhalb der Konfigurationsoptionen gibt es eine Zusammenfassung, welche die konfigurierte Formularanmeldung noch einmal in kurzen Worten erläutert.

Authentifiziert

Durch Aktivieren der Authentifizierung, können den Endbenutzern Login-Dienste zur Auswahl gegeben werden, über die diese sich authentifizieren können bzw. müssen. So kann bspw. eine Authentifizierung über einen bestimmten Login-Dienst erzwungen werden. Desweiteren kann der Formularaufruf auf bestimmte formcycle Benutzergruppen beschränkt werden. Dadurch ist es möglich den Aufruf des Formulars noch genauer zu konfigurieren und nur bestimmte Personengruppen zuzulassen bzw. für den Formularaufruf zu autorisieren. Werden Benutzergruppen für die Beschränkung des Formularaufrufs ausgewählt, müssen Personen, die sich über einen der gewählten Login-Dienste authentifiziert haben, Teil von mindestens einer der gewählten Benutzergruppen sein. Siehe Benutzer für mehr Informationen dazu wie Personen, die sich über konfigurierte Login-Dienste anmelden, Benutzergruppen zugewiesen werden können.

Formularpasswort

Um den Zugang zum Formular zu beschränken, kann zudem ein Formularpasswort angegeben werden.

Ohne Login

Sollen Anwender auch ohne eine Anmeldung auf das Formular zugreifen können, muss diese Checkbox aktiviert sein. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn eine der oberen Optionen zur Anmeldung aktiviert ist.

Die beschrieben Optionen zur Konfiguration des Formularaufrufs können je nach Anwendungsfall beliebig kombiniert werden.

Administrativer Schutz

Unabhängig von Ihrer Benutzergruppe haben Mandantadministratoren immer Zugriff auf den FORMCYCLE-Designer und die Konfiguration des Formulars.

Über den administrative Schutz kann festgelegt werden, welche Nutzer auf das Formular Zugriff haben. Er teilt sich in 2 Bereiche:

Nur konfigurierbar durch

Hier wird festgelegt, welche Nutzergruppen den FORMCYCLE-Designer und die Konfiguarationsoberflächen des Formularmenüs Zugriff haben und dort Änderungen vornehmen können. Ist keine Benutzergruppe ausgewählt, haben alle Benutzer des Mandanten Zugriff auf die Formularbearbeitung.

Nur sichtbar für

Alle Nutzer, die ein Formular konfigurieren können, sehen dieses auch in der Formularübersicht. Manchmal ist es gewünscht, dass nicht alle Nutzer ein Formular sehen können. Dann kann über diese Einstellungen festgelegt werden, welche Nutzergruppen das Formular in der Formularübersicht sehen. Ist keine Benutzergruppe ausgewählt, sehen alle Benutzer des Mandanten das Formular.

Datenschutz

Ist die Option zum Anonymisieren aktiviert, so wird beim Absenden des Formulars der Nutzername des Nutzers, der das das Formular abgesendet hat, nicht im Protokoll protokolliert.

Doppelte Datensätze

Manchmal ist es erwünscht, dass ein Formular etwa nur einmal pro Benutzer oder E-Mail-Adresse abgesendet werden kann. Dieses Feld erlaubt es, mittels Platzhaltern einen oder mehrere Identifikator festzulegen, sodass keine Formular abgesendet werden können, welche die gleichen Werte wie bereits abgesendete Formulare (Vorgänge) haben.

Soll beispielsweise die E-Mail überprüft werden, kann für den Identifikator für doppelte Datensätze folgendes eingegeben werden: [%tfMail%]

Mittels diesem Identifikator in Form des Platzhalters wird also eine ID für jedes abgesendete Formular erzeugt, welche aus der E-Mail-Adresse besteht. Sendet dann ein Nutzer das Formular mit seiner E-Mail-Adresse ab und versucht anschließend, das Formular erneut mit dieser E-Mail-Adresse abzusenden, wird das Formular nicht angenommen. Dem Nutzer wird dabei eine Fehlerseite angezeigt. Der Inhalt dieser Fehlerseite kann im HTML-System-Template Fehler bei Einmalabsendung angepasst werden.

Falls der Platzhalter des Identifikators leer ist (keine Zeichen oder nur Leerzeichen), so wird die Prüfung übersprungen und das Absenden des Formulars nicht verhindert. Es wird daher empfohlen, das Feld oder die Felder als Pflichtfelder zu markieren,  welche als Identifikator festgelegt wurden.

Die Identifikatoren für das Einmalabsenden nach der Platzhalterersetzung darf eine Maximalzeichenlänge von 1024 nicht überschritten. Es sollt daher im FORMCYCLE-Designer eine Längenbeschränkung an den entsprechenden Eingabefeldern gesetzt werden.

Schließlich gibt es über die Schaltfläche Vorgänge aktualisieren die Möglichkeit, die Identifikatoren für das Einmalabsenden für bereits existierende Vorgänge neu zu erzeugen. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn diese angepasst wurden. Falls bei der Neugenerierung doppelte Datensätze gefunden werden, so schlägt die Neugenerierung fehl und es werden die Vorgänge angezeigt, welche einen doppelten Identifikator erhalten würden. Wird der Identifikator wieder entfert, so wird dieser auch an den Vorgängen wieder entfernt und es wäre ein beliebiges abschicken möglich.

Statusabhängig

Diese Einstellungen werden pro Status vorgenommen.

Erweiterte Einstellungen: Löschbarkeit & Wiederaufrufe

Process-Link ohne Login

Ist diese Option aktiviert, können Vorgänge in diesem Status für anonyme Nutzer angezeigt werden. Voraussetzung für die Anzeige ist die Kenntnis des URL zum Formular unter Angabe der entsprechenden Prozess-ID.
Ist die Option deaktiviert, so werden Vorgänge in diesem Status nur für authentifizierte FORMCYCLE Nutzer angezeigt.

Vorgang löschbar

Gibt an, ob Vorgang in diesem Status im Postfach gelöscht werden kann.